E-Mail Add-In

E-Mail Add-In

Übersicht

E-Mails, die im MS-Outlook Postfach eingehen, können schnell und bequem in den eRecruiter geladen werden. Sowohl der E-Mail-Text als auch eventuell angehängte Dateien werden übernommen und können entweder einem bestehenden Bewerber oder einem neuen Bewerber, welcher im Zuge des Imports erstellt werden kann, zugeordnet werden. Außerdem kann der E-Mail-Text auch in die Kundenhistorie gespeichert werden.
Es bestehen zwei grundsätzliche Möglichkeiten, die E-Mail-Korrespondenz in den eRecruiter zu laden:
  1. eRecruiter Outlook Add-In für Outlook365 (cloud) und
  2. eRecruiter Outlook Plugin andere Office Versionen (standalone)
  3. bzw über ein POP3-Postfach
Die Verbindung zwischen MS-Outlook und eRecruiter hängt sehr stark von den Konfigurationen des Microsoft-Universums auf Kundenseite ab, daher kann es bei Verwendung des Add-Ins/Plugins zu Problemen kommen, deren Lösung genaues Wissen über die eingesetzten Microsoft-Systeme und Konfigurationen erfordert.
Leider werden auch die Sicherheitsvorkehrungen und -einstellungen in den Microsoft Produkten ständig angepasst und auch verschärft, sodass es z.B. nach Updates oder Konfigurationsanpassungen ebenso zu Nichtfunktionalitäten der Schnittstellen kommen kann. Die Informationen zu den Schnittstellen sind von Microsoft-Seite sehr spärlich gehalten, sodass es für eR nicht immer möglich ist, sofort auf alle Änderungen zu reagieren.

WICHTIG: Für den Upload von email-Anhängen in den eRecruiter wird das MS-Office/Outlook EWS Service verwendet, der Endpoint muss aus dem Internet erreichbar sein. (https://..../EWS/Exchange.asmx). Außerdem muss vom Outlook-Mail-Server die eRecruiter-URL erreichbar sein (bei Kaufkunden der eR-Backend-Server), da sonst emails oder Anhänge nicht übermittelt werden können.

Unterscheidung Add-In/Plugin

Um den Unterschieden zwischen cloudbasierten und standalone Versionen von MS-Office/Outlook Rechnung zu tragen, gibt es 2 Versionen der Schnittstelle für die Übertragung von emails in den eRecruiter. Einerseits das Outlook Add-In für die cloudbasierte Version von Outlook/Office365, andererseits das Outlook Plugin für die klassische standalone Office Varianten. Bevor Sie also eine der beiden Varianten installieren, stellen Sie fest, welche MS-Office Variante bei Ihnen im Einsatz ist. 
Ist bereits das Add-In oder Plugin installiert, so kann man optisch leicht herausfinden welche es ist. 
Das webbasierte Add-In zeigt den grünen 'eR' Button in der Outlook-Start Übersicht:


Das Outlook Plugin für andere Office-Versionen findet sich hingegen unter Outlook -> Add-Ins und zeigt einen roten 'e' Button:

Eigenschaften

Das Plugin (rotes e) funktioniert für Office 2016, 2019  - nicht jedoch für Outlook 365. Ebenso funktioniert dieses Plugin nicht bei SingleSignOn (SSO)-Authentifizierung.
Das AddIn (grünes eR) wurde für Outlook365 entworfen, funktioniert auch bei SSO, jedoch nur bedingt für Sammelpostfächer und fremde email-Adressen (dies wird von MS-Outlook eingeschränkt). In Einzelfällen funktioniert das AddIn zwar auch bei nicht cloudbasierten Versionen von MS-Outlook, dafür können wir aber keine Garantie und Unterstützung anbieten.

Webbasiertes Outlook Add-In für Office365

ACHTUNG: 

Die Schnittstelle von Outlook365 schränkt die Verwendung von Sammelpostfächern oder nicht-persönlichen email-Adressen stark ein, für das webbasierte Outlook AddIn gibt es 2 unterschiedliche Installationsdateien, eine für die persönliche email-Adresse und eine für shared-email. 

Installation

Für die Installation des webbasierten Add-Ins gehen Sie bitte wie folgt vor:
  1. Überprüfen Sie zuerst, ob Sie Office365 in Verwendung haben (und nicht eine andere Office Version)
  1. Überprüfen Sie bitte, ob das Add-In möglicherweise bereits installiert ist. Wenn das der Fall ist, testen Sie es und deinstallieren es, sollte es nicht funktionieren.
  1. Verwenden Sie die eigene email-Adresse, dann laden Sie bitte das gezippte xml Manifest-File von hier Add-In-Installationsdatei-Einzel lokal auf Ihren Rechner
  2. Verwenden Sie hingegen eine shared-mailbox, dann laden Sie bitte dieses gezippte xml Manifest-File von hier Add-In-Installationsdatei-Shared lokal auf Ihren Rechner. Der Installationsvorgang ist bei beiden der gleiche und im Folgenden beschrieben.

  1. Bevor Sie das gezippte File entpacken:    -> Rechtsklick auf das File -> Eigenschaften
  2. Sollte dort im unteren Bereich aufscheinen, dass die Datei eventuell blockiert wird, setzen Sie ein Häkchen bei 'Zulassen' 



  1. Das entpackte xml File 'manifest.online_1.xml' bzw. 'manifest.online.shared_1xml' legen Sie lokal auf Ihrem Rechner ab.
  1. Im Outlook auf -> Datei -> Informationen -> Add-Ins verwalten (hier können Add-Ins installiert und auch wieder deinstalliert werden)

  3. Möglicherweise öffnet sich nun die Webversion von Outlook bei Ihnen, mit einem PopUp für die Installation von AddIns. 
  4. Gehen Sie zu 'Meine AddIns'
  5. Dort zu 'Benutzerdefinierte AddIns' 


  1. Hier auf 'Aus Datei hinzufügen' -> die Datei 'manifest.online_1.xml '  von der lokalen Installation auswählen -> Weiter -> Installieren
  1. Das Outlook Add-In sollte somit lokal installiert werden und die Registrierung dafür kann gestartet werden.
  2. Klick auf E-Mail Import führt zum Dialog für das AddIn Setup
  3.      


  2. Achtung: Sie müssen in Ihrem eRecruiter-User Account eingeloggt sein, um dort im nächsten Schritt den Verifizierungscode im eRecruiter zu erhalten.


  1. Bei der URL muss diejenige eingegeben werden, mit der Sie in den eRecruiter einsteigen (z.B. https://app.erecruiter.net   -> nicht für alle Kunden gleich!), danach kann ein Verifizierungscode geladen werden, der im AddIn einzufügen ist.


  1. Im eRecruiter sollten Sie nun den Bestätigungscode eingeblendet bekommen, diesen kopieren Sie und setzen ihn im Outlook ein. 

  1. Damit sollte die Verbindung zwischen Ihrem persönlichen Outlookpostfach und dem eRecruiter hergestellt sein. 

email-Import

Im MS-Outlook sollten nun die AddIn-Symbole im Menüband aufscheinen. 
Die email, die importiert werden soll anklicken, dann auf Email-Import:



Die email sollte nun in den eR importiert werden, den Anweisungen folgen und entsprechende Optionen auswählen.

WICHTIG:

  1. Die zu importierende email muss an die persönliche email-Adresse gerichtet sein, über die das AddIn eingerichtet wird und die auch im eR hinterlegt ist, sonst kann die email nicht importiert werden
  2. Der jeweilige Endpoint des MS-Office/Outlook EWS Service muss aus dem Internet erreichbar sein, sonst können keine Anhänge importiert werden

Weitere Infos:


Prinzipiell könnte das webbasierte Add-In auch direkt über das Microsoft365 Admin Center eingebunden und für mehrere Benutzer hinzugefügt werden. Auch hierbei gab es Änderungen auf Microsoft-Seite, sodass dies möglicherweise nicht mehr funktioniert. Zusätzlich ist Vorsicht geboten, da es bei MS365 so viele Konfigurationsmöglichkeiten und Sicherheitseinstellungen gibt, dazu kommt die Gruppenverwaltung, dass es bei dieser Installationsweise zu Schwierigkeiten und Problemen kommen kann. Hierbei kann eRecruiter aber nur bedingt Hilfe leisten, da wir mit Ihren Systemen nicht vertraut sind und auch nicht Ihre Konfigurationsmöglichkeiten von MS365 im Blick haben und überprüfen können.

Das benötigte Installationsfile ist ebenso wie für die Einzelinstallation hier herunterzuladen:
Add-In-Installationsdatei-Einzel oder Add-In-Installationsdatei-Shared und wie bereits oberhalb beschrieben zu behandeln. Weiter geht es dann im Microsoft 365 admin center:






Ist die 2. Option gar nicht mehr verfügbar, wäre hier nun 'I have the manifest file (.xml) on this device' auszuwählen:

 
 




OnPremise-Kunden (Kaufkunden)


Kunden, die den eRecruiter auf Ihrer eigenen Infrastruktur betreiben, müssen für das OutlookAddIn jeweils die neueste Version des eR installiert haben. 
Weiters muss zwischen dem Outlook365-Server/der Outlook365-Installation und dem eRecruiter-Backend Server Kommunikation möglich sein, da das Outlook AddIn sonst nicht funktionieren kann. 




Standalone Outlook Plugin

Das Plugin wird lokal auf dem Computer installiert und bindet sich automatisch in Microsoft Outlook ein. Die E-Mails können nach der Installation bequem per Mausklick hochgeladen werden.
Das Outlook Plugin steht zum Download und der Verwendung bereit, wird jedoch von eRecruiter nicht mehr weiterentwickelt, da die aktuellere Lösung das webbasierte Add-In ist. Wir können somit auch keinen weiteren Support dafür anbieten und raten zum Wechsel auf das webbasierte Add-In.

Voraussetzungen

  1. Betriebssystem ab Windows 10
  2. Microsoft Outlook: 2016, 2019
  3. .NET Framework ab Version 4.7.2
  1. Überprüfen Sie zunächst, dass Sie nicht die cloudbasierte Office365-Version in Verwendung haben
  1. Überprüfen Sie bitte, ob das Plugin möglicherweise bereits installiert ist. Wenn das der Fall ist, testen Sie es und deinstallieren es, sollte es nicht funktionieren.

Installation


  1. Die Installationsdatei ist unter -> Einstellungen im Bereich „Downloads“ zu finden. Um den Download der Installationsdatei zu starten, wählt man den Link „eRecruiter Outlook Plugin Setup“ aus. Nach dem Download muss die Installationsdatei ausgeführt werden. 


Wenn bei der Installation des Outlook PlugIns der Fehlercode 2755 erscheint, liegt es daran, dass die heruntergeladene Datei sich in einem anderen Laufwerk befindet, als der Ort wo sie installiert werden soll. Die Datei muss einfach in jenes Laufwerk gezogen werden, wo auch die Installation stattfinden soll.

  1. Um den aktuellen Sicherheitsstandards und Best Practices zu entsprechen unterstützen wir nur das Verschlüsselungsprotokoll TLS Version 1.2 und höher. TLS 1.0 und 1.1 werden nicht mehr von eRecruiter Anwendungen supported. Um die Funktionalität des Outlook Plugins zu gewährleisten ist es daher notwendig neben der Installation des Plugins auch die Registrierungsschlüssel upzudaten.

Zum Ausführen der .reg Datei sind Administratorberechtigungen notwendig. Die Datei kann entweder über die Eingabeaufforderung (Command Prompt) ausgeführt werden oder direkt im Registrierungseditor importiert werden.
Nach erfolgreicher Aktualisierung der Registrierungsschlüssel können diese direkt im Registrierungs-Editor unter den in der reg.-Datei angegebenen Pfaden gefunden und überprüft werden.

Aktionen im Microsoft Outlook

Nach der Installation des Plugins ist ein Neustart von Microsoft Outlook erforderlich.
Symbolbild

Nachdem Microsoft Outlook erneut geöffnet wird, erscheinen in der Registerkarte „Add-Ins“ folgende vier Buttons:
  1.  = Einstellungen
  2. E-Mail exportieren
    Um E-Mails aus dem Microsoft Outlook zu exportieren und in den eRecruiter zu laden, markieren Sie die gewünschte E-Mail und klicken auf den Button „E-Mail exportieren“
  3. E-Mails öffnen
    E-Mails, die sich im Postausgang des eRecruiters befinden, werden aus dem eRecruiter exportiert und als zu versendende E-Mails in Microsoft Outlook geladen.
  4. E-Mails sofort versenden
    E-Mails, die sich im Postausgang des eRecruiters befinden, können, ohne, dass Sie über den Browser in den eRecruiter einsteigen müssen, versandt werden
Der Ort der Aktions-Schaltflächen im Microsoft Outlook kann je nach verwendeter Version variieren. 

Benutzeranmeldung

Bei der erstmaligen Benutzung des Tools wird nach Ausführen einer der vier Aktionen nach den Anmeldedaten gefragt und unter welcher Adresse der eRecruiter erreichbar ist.
WICHTIG: Hier ist jene URL einzugeben, die auch normalerweise verwendet wird, um sich im eRecruiter im Browser anzumelden.

Anschließend müssen die eRecruiter Benutzerdaten angegeben werden.

Erweiterte Einstellungen für etwaig vorhandene Proxy-Server sind bei Anklicken des roten 'e' zu finden:


Es öffnet sich das folgende Popup-Fenster:


Hier kann ein Proxy hinterlegt werden und andere Anmeldedaten für den Proxy eingegeben werden. Bei Fragen dazu wenden Sie Sich bitte an Ihre IT-Abteilung.


E-Mails importieren

Nach Markieren der entsprechenden E-mail in Outlook kann durch  E-Mail exportieren (Plugin) bzw. E-Mail Import (Add-In) die markierte Mail in den eRecruiter geladen werden.



Auch Anhänge können übernommen werden



Auf der folgenden Seite besteht die Möglichkeit, die hochgeladene E-Mail einem neuen Bewerber oder einer bereits bestehenden Person im System zuzuordnen.


Anhänge können lediglich Bewerbern zugeordnet werden.

Neuen Bewerber erstellen 

1
Die Bewerberdokumente müssen den entsprechenden Typen korrekt zugewiesen werden.

2
Durch CV Parsing wird der Lebenslauf ausgelesen. Ausgelesene Bewerberdaten sollten kontrolliert und können ergänz oder geändert 

3
Der neu angelegte Bewerber muss noch einem offenen Job zugewiesen werden.


4
Die Auswahl des konkreten Jobs erfolgt durch Setzten des Häkchens und Klick auf Zu Job hinzufügen . 

Bestehenden Bewerber auswählen

Alternativ können die Anhänge einem bestehenden Bewerber zugewiesen werden.



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