E-Mail Add-In Version 2

E-Mail Add-In Version 2

Wichtige Information

Microsoft hat kürzlich seine Sicherheitsfunktionalitäten aktualisiert. Dies kann in manchen Fällen Auswirkungen auf das eRecruiter Outlook Add-In haben. Falls Sie Probleme bemerken, könnte das Update der Grund sein. Wenn Sie keine Probleme bemerken, ist noch kein Update erforderlich.

Dieses Update betrifft: 
- Kund:innen, die keinen eigenen Microsoft Exchange Server nutzen und das Outlook Add-In verwenden
- Kund:innen mit eigenem Exchange Server, die diesen aktualisieren – nach dem Update kann es zu Kompatibilitätsproblemen mit dem Outlook Add-In kommen

Um mögliche Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden, empfehlen wir die Deinstallation der aktuellen Version und die Installation der neuen Outlook-Add-In Version 2. 
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Webbasiertes Outlook Add-In für Office365

Setup Berechtigungen in Microsoft Entra admin center

Bevor Sie die aktualisierte Version nutzen können, müssen Sie eine Entra-App erstellen und deren Client-ID freigeben.

Entra-Anwendung

Im Entra-Managementsystem müssen Sie eine neue „Application“ erstellen, die von eRecruiter verwendet wird, um auf die Microsoft-APIs zuzugreifen. Die Plattform der Anwendung sollte Single Page Application sein.



Anschließend müssen Sie zur Kategorie „App registrations“ navigieren und die neu erstellte Anwendung mit Ihrem spezifischen Tenant registrieren:

Der Tenant ist das übergeordnete Verzeichnis des Kunden.

Zum Beispiel: Im Fall von eRecruiter ist das Master-Verzeichnis „Karriere.at“.


API-Berechtigungen zuweisen

Nun müssen Sie die erforderlichen API-Berechtigungen festlegen:

Zum Versenden von E-Mails wird die Berechtigung Mail.Read (Delegated) benötigt.


Login-Weiterleitungs-URL einrichten

Die Plattform der Anwendung sollte Single Page Application sein.

Die Weiterleitungs-URL muss auf folgende Werte gesetzt werden:

  1. https://v2-outlook.talentportal.online/dialog.html

  2. https://v2-outlook.talentportal.online/auth.html

  3. brk-multihub://v2-outlook.talentportal.online



Der letzte Schritt besteht darin, die Application (Client) ID aus der Übersicht der App zu verwenden, wenn Sie sich im Add-In anmelden.


Installation

ACHTUNG: 

Die Schnittstelle von Outlook365 schränkt die Verwendung von Sammelpostfächern oder nicht-persönlichen email-Adressen stark ein, für das webbasierte Outlook AddIn gibt es 2 unterschiedliche Installationsdateien, eine für die persönliche email-Adresse und eine für shared-email. 

Für die Installation des webbasierten Add-Ins gehen Sie bitte wie folgt vor:
  1. Überprüfen Sie zuerst, ob Sie Office365 in Verwendung haben (und nicht eine andere Office Version)
  1. Überprüfen Sie bitte, ob das Add-In möglicherweise bereits installiert ist. Wenn das der Fall ist, testen Sie es und deinstallieren es, sollte es nicht funktionieren.
  1. Verwenden Sie die eigene email-Adresse, dann laden Sie bitte das gezippte xml Manifest-File von hier Add-In-Installationsdatei-Einzel lokal auf Ihren Rechner
  2. Verwenden Sie hingegen eine shared-mailbox, dann laden Sie bitte dieses gezippte xml Manifest-File von hier Add-In-Installationsdatei-Shared lokal auf Ihren Rechner. Der Installationsvorgang ist bei beiden der gleiche und im Folgenden beschrieben.

  1. Bevor Sie das gezippte File entpacken:    -> Rechtsklick auf das File -> Eigenschaften
  2. Sollte dort im unteren Bereich aufscheinen, dass die Datei eventuell blockiert wird, setzen Sie ein Häkchen bei 'Zulassen' 
           
  1. Das entpackte xml File 'manifest.online_1.xml' bzw. 'manifest.online.shared_1xml' legen Sie lokal auf Ihrem Rechner ab.
  1. Im Outlook auf -> Datei -> Informationen -> Add-Ins verwalten (hier können Add-Ins installiert und auch wieder deinstalliert werden) 
    1. Falls Sie eine neue Outlookversion verwenden, können Sie dies auch unter folgendem Link verwalten
         
  1. Möglicherweise öffnet sich nun die Webversion von Outlook bei Ihnen, mit einem PopUp für die Installation von AddIns. 
  2. Gehen Sie zu 'Meine AddIns'
  3. Dort zu 'Benutzerdefinierte AddIns' 
      

  1. Hier auf 'Aus Datei hinzufügen' -> die Datei 'manifest.online_1.xml '  von der lokalen Installation auswählen -> Weiter -> Installieren
  1. Das Outlook Add-In sollte somit lokal installiert werden und die Registrierung dafür kann gestartet werden.
  2. Klick auf E-Mail Import führt zum Dialog für das AddIn Setup
 

 
Im neuen Outlook öffnen Sie eine E-Mail per Doppelklick und klicken anschließend oben rechts auf das App Symbol, um das Add-In zu finden.

   

Achtung: Sie müssen in Ihrem eRecruiter-User Account eingeloggt sein, um dort im nächsten Schritt den Verifizierungscode im eRecruiter zu erhalten.

  1. Bei der URL muss diejenige eingegeben werden, mit der Sie in den eRecruiter einsteigen (z.B. https://app.erecruiter.net   -> nicht für alle Kunden gleich!), danach kann ein Verifizierungscode geladen werden, der im AddIn einzufügen ist.
   
  1. Im eRecruiter sollten Sie nun den Bestätigungscode eingeblendet bekommen, diesen kopieren Sie und setzen ihn im Outlook ein. 
         

Damit sollte die Verbindung zwischen Ihrem persönlichen Outlookpostfach und dem eRecruiter hergestellt sein. 

email-Import

Im MS-Outlook sollten nun die AddIn-Symbole im Menüband aufscheinen. 
Die email, die importiert werden soll anklicken, dann auf Email-Import:



Die email sollte nun in den eR importiert werden, den Anweisungen folgen und entsprechende Optionen auswählen.

WICHTIG:

  1. Die zu importierende email muss an die persönliche email-Adresse gerichtet sein, über die das AddIn eingerichtet wird und die auch im eR hinterlegt ist, sonst kann die email nicht importiert werden
  2. Der jeweilige Endpoint des MS-Office/Outlook EWS Service muss aus dem Internet erreichbar sein, sonst können keine Anhänge importiert werden

Weitere Infos:

Prinzipiell könnte das webbasierte Add-In auch direkt über das Microsoft365 Admin Center eingebunden und für mehrere Benutzer hinzugefügt werden. Auch hierbei gab es Änderungen auf Microsoft-Seite, sodass dies möglicherweise nicht mehr funktioniert. Zusätzlich ist Vorsicht geboten, da es bei MS365 so viele Konfigurationsmöglichkeiten und Sicherheitseinstellungen gibt, dazu kommt die Gruppenverwaltung, dass es bei dieser Installationsweise zu Schwierigkeiten und Problemen kommen kann. Hierbei kann eRecruiter aber nur bedingt Hilfe leisten, da wir mit Ihren Systemen nicht vertraut sind und auch nicht Ihre Konfigurationsmöglichkeiten von MS365 im Blick haben und überprüfen können.

Möchten Sie mehr über das eRecruiter Outlook Plugin/Add-In erfahren? Besuchen Sie dazu folgende Seite: https://support.erecruiter.net/portal/de/kb/articles/e-mail-add-in

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