Workflow

Workflow

Definition Workflow

Der Workflow besteht aus vordefinierten Arbeitsschritten, welche einen verbindlichen Arbeitsablauf vorsehen und für eine einheitliche Arbeitsweise im Bewerbungsprozesses sorgen.
  1. Der Workflow beginnt mit einem Auslöser (Eingangsstatus) und endet mit einem Abschluss (Abschlussstatus) und besteht aus einzelnen Status und Aktivitäten, die miteinander verknüpft sind.
  2. Der Workflow läuft immer wieder nach demselben Schema „Status – Aktivität – Status“ ab und übernimmt einen Großteil der ursprünglich koordinativen und kommunikativen Aufgaben.
  3. Der Workflow gibt den Bewerbungsprozessablauf Schritt für Schritt vor, indem nur diejenigen Aktionen angezeigt werden, die in dem aktuellen Status erlaubt sind.
  4. Der Workflow erhöht die Produktivität und Effizienz und reduziert gleichzeitig die Fehler und die Zeit im Recruiting.
Durch den prozessorientierten und halbautomatischen Workflow werden die Mitarbeiter von unnötigen administrativen Tätigkeiten entlastet und können sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.

Aufbau des Workflow

Der eRecruiter Workflow besteht aus 4 offenen Bewerbungsphasen - diese können beliebig benannt werden. In unserem Beispiel tragen sie die folgende Bezeichnung: Bewerbungseingangsphase, Vorselektionsphase, Gesprächsphase und Abschlussphase. Alle offenen Status bzw. Bewerbungen sind einer der 4 Phasen zugeordnet. Bewerbungen im abgeschlossenen Status (bspw. „Bewerber wurde bzw. hat abgesagt“ oder „Bewerber wurde eingestellt“) werden im Stapel „Abgesagt“ bzw. „Eingestellt“ angezeigt.

1. Bewerbungseingangsphase

Der Bewerbungsprozess beginnt mit einem Eingangsstatus – „Online Bewerbung“, „E-Mail Bewerbung“, „Papier Bewerbung“ oder „Bewerbung aus Datenbank“. Mit der entsprechenden Aktivität „Weiterleitung an Führungskraft“ werden die passenden Bewerber intern an die Fachabteilungen weitergeleitet. Die Bewerber, die für die Position nicht geeignet sind, werden mit der Aktivität „Bewerber absagen“ abgesagt.

2. Vorselektionsphase

In dieser Phase entscheidet die Führungskraft, ob der Bewerber weiter im Bewerbungsprozess kommt und zum Gespräch eingeladen wird, oder, ob er durch den Recruiter abgesagt wird. Je nach der Entscheidung der Führungskraft wird der Bewerber über die Aktivität „Gesprächstermin eintragen“ zum Gespräch eingeladen bzw. mit der Aktivität „Bewerber absagen“ abgesagt.

3. Gesprächsphase

Der Bewerber kann zu einem bzw. zu mehreren Gesprächsterminen eingeladen werden. Nach jedem abgeschlossenen Gespräch hat der Recruiter die Möglichkeit, den Bewerber zum weiteren Gespräch einzuladen (Aktivität „Weiteres Gespräch eintragen“) oder den Bewerber abzusagen (Aktivität „Bewerber absagen“).

4. Abschlussphase

In der Abschlussphase wird dem Bewerber eine Zusage erteilt. Sobald der Bewerber das Angebot angenommen hat, wird die Bewerbung mit der Aktivität „Bewerber einstellen“ abgeschlossenen.

Standardworkflow – Grundstatus

1. Bewerbungseingangsphase

  1. „Bewerbung aus Datenbank“: Bewerber befindet sich im Bewerberpool und wird der neu ausgeschriebenen Position durch den Recruiter hinzugefügt
  2. „Bewerber ist über Job informiert“: Bewerber aus der Datenbank ist über die neu ausgeschriebene Position informiert
  3. „Bewerber ist an Job interessiert“: Bewerber aus der Datenbank zeigt Interesse an der neu ausgeschriebenen Position
  4. „E-Mail Bewerbung“: Bewerber schickt die Bewerbungsunterlagen per E-Mail und wird durch den Recruiter ins eRecruiter importiert
  5. „Online Bewerbung“: Bewerber bewirbt sich auf eine ausgeschriebene Position direkt über das Bewerberportal
  6. „Papier Bewerbung“: Bewerber gibt seine Bewerbungsunterlagen in gedruckten Form ab und wird durch den Recruiter im eRecruiter manuell angelegt

2. Vorselektionsphase

  1. „Bewerber(profil) an Fachabteilung weitergeleitet“: Bewerber wurde vom Recruiter an die Führungskraft weitergeleitet; die Führungskraft muss Entscheidung bzgl. weiterer Vorgehensweise treffen
  2. „Bewerber(profil) von Fachabteilung abgelehnt“: Bewerber wird in weiterem Bewerbungsprozess nicht berücksichtigt und kann abgesagt werden
  3. „Bewerber(profil) von Fachabteilung angenommen“: Bewerber wird in weiterem Bewerbungsprozess berücksichtigt und kann zum Gespräch eingeladen werden

3. Gesprächsphase

  1. „Gesprächstermin abgehalten“: Gesprächstermin hat stattgefunden und Bewerber kann zu einem neuen Gesprächstermin eingeladen werden bzw. eine Zusage / ein Angebot erhalten
  2. „Gesprächstermin abgesagt“: Gesprächstermin wurde abgesagt und muss vom Recruiter neu eingeplant werden
  3. „Gesprächstermin eingetragen“: Gesprächstermin ist im eRecruiter vorgemerkt, wurde aber vom Bewerber u/o der Führungskraft noch nicht bestätigt
  4. „Gesprächstermin fixiert“: Gesprächstermin ist vom Bewerber und von der Führungskraft bestätigt

4. Abschlussphase

  1. „Angebot gemacht“: Bewerber hat die Zusage / das Angebot erhalten

5. Stapel „Absage“

  1. „Bewerber hat abgesagt“: Bewerber hat die Bewerbung zurückgezogen
  2. „Bewerber ist an Job nicht interessiert“: Bewerber aus der Datenbank zeigt kein Interesse an der neu ausgeschriebenen Position
  3. „Bewerber wurde abgesagt“: Bewerber hat eine Absage erhalten

6. Stapel „Eingestellt“

  1. „Bewerber wurde eingestellt“: Bewerber ist eingestellt

Standardworkflow – Grundaktivitäten

1. Bewerbungseingangsphase

  1. „Bewerber absagen“: Bewerber wird abgesagt
  2. „Bewerber(profil) an Fachabteilung weiterleiten“: Bewerber wird vom Recruiter an die Führungskraft weitergeleitet
  3. „Bewerber hat Interesse an Job“: Bewerber aus der Datenbank zeigt Interesse an der neu ausgeschriebenen Position
  4. „Bewerber hat kein Interesse an Job“: Bewerber aus der Datenbank zeigt kein Interesse an der neu ausgeschriebenen Position
  5. „Bewerber sagt ab“: Bewerber hat die Bewerbung zurückgezogen
  6. „Bewerber über Job informieren“: Bewerber aus der Datenbank wird über die neu ausgeschriebene Position informiert

2. Vorselektionsphase

  1. „Fachabteilung nimmt Bewerber(profil) an“: Bewerber wird im weiteren Bewerbungsprozess berücksichtigt
  2. „Fachbereich lehnt Bewerber(profil) ab“: Bewerber wird im weiteren Bewerbungsprozess nicht mehr berücksichtigt

3. Gesprächsphase

  1. „Gesprächstermin abgehalten“: Gesprächstermin hat stattgefunden
  2. „Gesprächstermin absagen“: Gesprächstermin wird abgesagt
  3. „Gesprächstermin eintragen“: Gesprächstermin wird eingeplant
  4. „Gesprächstermin fixieren“: Gesprächstermin ist vom Bewerber und von der Führungskraft bestätigt
  5. „Gesprächstermin verändern“: Gesprächstermin wird verändert

4. Abschlussphase

  1. „Angebot machen“: Bewerber wird die Zusage / das Angebot erhalten
  2. „Bewerber nimmt Angebot an“: Bewerber hat das Angebot angenommen und wird eingestellt
  3. „Bewerber lehnt Angebot ab“: Bewerber hat das Angebot abgelehnt und die Bewerbung zurückgezogen

5. Aktivitäten, die immer vorhanden sind

  1. „Information AN/VON Bewerber“: eine E-Mail oder Telefonat AN/VON Bewerber
  2. „Information AN/VON Fachabteilung“: eine E-Mail oder Telefonat AN/VON Fachabteilung
  3. „Status manuell ändern“: Recruiter kann einen beliebigen Status (außerhalb vom vordefinierten Workflow) festlegen

6. Aktivitäten, die nur im Eingangsstatus vorhanden sind

  1. „Bewerber vom Job lösen“: Bewerber wird vom der aktuell zugewiesener Position gelöst

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