Anleitung: Microsoft 365 Kalender-Integration in eRecruiter

Mit dieser Anleitung richten Sie die Integration des Microsoft 365 Kalenders in eRecruiter ein. Die Integration bietet:

1. Terminplanung während der Interviewerstellung.
2. Anzeige von Outlook-Kalendereinträgen in Aurora.

1. Anmeldung bei Microsoft 365

Um die Kalenderfunktionen nutzen zu können, melden Sie sich mit Ihrem persönlichen Microsoft 365-Konto an. Nutzen Sie dafür eine der Schaltflächen „Login to Microsoft 365“, die Sie entweder auf der:

• Kalenderseite oder
  
• im Planungsmodal während der Interviewerstellung finden.
  

Ergänzung: API-Setup durch die IT-Abteilung (einmalig)

Damit Nutzer sich anmelden und die Kalenderintegration nutzen können, muss Ihre IT-Abteilung einmalig die Verbindung zur Microsoft 365 API einrichten.

Schritte für die IT:

1. Anwendung in Entra erstellen

   • Melden Sie sich in der Entra-Verwaltung an und erstellen Sie eine neue Anwendung, die von eRecruiter auf die Kalender-APIs zugreift.
   • Gehen Sie zu App-Registrierungen und registrieren Sie die Anwendung in Ihrem spezifischen Tenant (Verzeichnis).
     (Hinweis: Der Tenant ist Ihr Hauptverzeichnis, z. B. „Karriere.at“ für eRecruiter.)
     

2. API-Berechtigungen zuweisen

   • Für die Kalenderintegration: Calendars.ReadBasic (Delegated)
     

3. Login-Redirect-URL einrichten

   • URL: https://aurora-app.erecruiter.net/administration/microsoft365/loginredirect
     
     

4. Zugangsdaten generieren und bereitstellen

   • Generieren Sie das Access Token und das Secret.
   • Übermitteln Sie folgende Informationen an den technischen Support:
     • Tenant (Verzeichnis) ID
     • Application (Client) ID
     • Secret
       

5. Einrichtung im eRecruiter-Administrationsbereich

   • Loggen Sie sich in den Administrationsbereich von eRecruiter ein.
   • Navigieren Sie zu Administration > Integrationen > Microsoft 365.
   • Geben Sie die von Ihrer IT bereitgestellten Zugangsdaten ein:
     • Tenant (Verzeichnis) ID
     • Application (Client) ID
     • Secret
       
       
   • Speichern Sie die Einstellungen.

Nach Abschluss dieser Einrichtung ist die Microsoft 365 Kalenderintegration aktiviert, und die Nutzer können sich mit ihren persönlichen Microsoft 365-Konten anmelden, um die Kalenderfunktionen zu nutzen.

2. Terminplanung während der Interviewerstellung

Nach der Anmeldung bei Microsoft 365 wird bei folgenden Workflow-Aktivitäten eine Planungsansicht angezeigt:

• „Interview erstellen/ändern“ oder
  
  
• „Schnellformular für Interview erstellen“
  
  

Funktionen der Planungsansicht

• Die Verfügbarkeit einzelner Nutzer aus derselben Outlook-Installation wird angezeigt.
• Zeitfenster können über die Kalenderkomponente oder den Zeitwähler ausgewählt werden.

Verfügbarkeitsanzeige

• Kalendersymbole zeigen die Verfügbarkeit von Teilnehmern an.
• Fehlt das Symbol, liegen keine Informationen über die Verfügbarkeit des Teilnehmers vor.
  

3. Anzeige von Outlook-Kalendereinträgen

Nach der Anmeldung bei Microsoft 365 werden Ihre Outlook-Kalendereinträge im Systemkalender angezeigt.

Farbkennzeichnung

• Grün: eRecruiter-Interviews.
• Blau: Persönliche Outlook-Kalendereinträge.
  

Einschränkungen bei der Anzeige anderer Nutzer

• Bei der Anzeige von Kalendern anderer Nutzer werden ausschließlich eRecruiter-Interviews angezeigt.
• Persönliche Termine aus deren Outlook-Kalender werden nicht angezeigt.
  

Mit dieser Integration können Sie die Kalenderfunktionen von Microsoft 365 in eRecruiter optimal nutzen. Bei Fragen steht Ihnen unser technischer Support zur Verfügung.