E-Mail Import (POP3-Postfach)

E-Mail Import (POP3-Postfach)

E-Mails, die im Postfach eingehen, können schnell und bequem in den eRecruiter geladen werden. Sowohl der E-Mailtext als auch eventuell angehängte Dateien werden übernommen und können entweder einem bestehenden Bewerber oder einem neuen Bewerber, welcher im Zuge des Imports erstellt werden kann, zugeordnet werden. Außerdem kann der E-Mailtext auch in die Kundenhistorie gespeichert werden. Es bestehen zwei Möglichkeiten, die E-Mailkorrespondenz in den eRecruiter zu laden:
  1. eRecruiter Outlook Plugin - das Plugin setzt ein „Windows“-Betriebssystem und das Programm „Microsoft Outlook“ vorraus
  2. POP3-Postfach
  3. Outlook 365

E-Mail-Import über Postfach

Der Benutzer leitet jene E-Mails, die in den eRecruiter übernommen werden sollen, an eine bestimmte E-Mail-Adresse (z.B.: eR-Import@Firma.com) weiter. Der eRecruiter fragt in regelmäßigen Abständen dieses „Sammelpostfach“ ab, übernimmt alle E-Mails inkl. Attachments, die dort warten, direkt ins System und weist sie dem entsprechenden Benutzer im eRecruiter (identifiziert anhand der Absenderadresse) zu. Das funktioniert mit allen E-Mail Programmen und es ist kein Plugin notwendig. Im eRecruiter können diese E-Mails weiter bearbeitet werden.

Voraussetzungen:

  1. POP3-Postfach oder E-Mail Provider Microsoft Office 365
  2. eRecruiter-Benutzer müssen dieselbe E-Mail-Adresse konfiguriert haben, wie jene, von der E-Mails weitergeleitet werden

Erforderliche Informationen für die Einbindung eines POP3-Postfachs

  1. POP3 Host
  2. Port
  3. SSL: Ja/Nein
  4. Benutzername
  5. Passwort
  6. Fallback-Benutzer - kann eine E-Mail nicht eindeutig einem Benutzer zugeordnet werden, verwendet das System den Fallbackbenutzer

Erforderliche Informationen für die Einbindung eines Outlook 365-Postfachs

  1. Oauth2 Client Id
  2. Oauth2 Client Secret
  3. Oauth2 Tenant Id
  4. Benutzername
  5. Weitere Informationen können Sie hier finden.

E-Mails inkl. Attachments einem Bewerber zuordnen

Die hochgeladenen E-Mails finden Sie im Posteingang im Notification Center. Mit einem Klick "Posteingang" können die E-Mails, die an das Sammelpostfach weitergeleitet wurden, angesehen werden. Durch einen weiteren Klick auf eine der weitergeleiteten E-Mails, kann der E-Mail-Text sowie die Anhänge einer Person (Bewerber oder Ansprechpartner) zugeordnet werden. Anhänge können jedoch lediglich Bewerbern zugeordnet werden.

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