Datenschutzinformation & Einwilligungserklärung
Ansicht am Bewerberportal
eRecruiter bietet die Option zwei verschiedene Texte pro Bewerberportal zu hinterlegen - einen Text für die Datenschutzinformation und einen anderen für die Einwilligungserklärung.
Am Bewerberportal gibt es dafür folgende Checkboxen:
Die hinterlegten Texte werden automatisch als Overlay angezeigt, sobald man die zugehörige Checkbox aktivieren möchte.
Beispielsweise können sich die Inhalte und Anwendung wie folgt gestalten:
Datenschutzinformation
Diese kann genutzt werden, um zu beschreiben zu welchem Zweck die am Portal einzugebenden Daten genutzt werden und an wen diese Daten weitergegeben werden bzw. in welcher Art und Weise sie verwendet werden.
Die Checkbox zu diesem Text ist IMMER verpflichtend.
Einwilligungserklärung
Die Einwilligungserklärung kann genutzt werden, um die Einstimmung der Bewerber einzuholen, dass ihre Daten für einen längeren Zeitraum aufbewahrt/verarbeitet werden dürfen als für den abgegebenen Zweck notwendig ist - zB Evidenzpoolhaltung.
Diese Checkbox kann als verpflichtend oder optional eingestellt werden. Auch das Ausblenden der Checkbox ist möglich. Bitte halten Sie Rücksprache mit Ihrem Rechtsbeistand, wie dies für Ihr Bewerberportal eingestellt werden soll.
Sprachen
Es können Richtlinien in unterschiedlichen Sprachen und für verschiedene Bewerberportale definiert werden. eRecruiter gibt keine Empfehlungen zu den Texten oder den gewünschten Einstellungen für die Checkboxen ab. Dieses Thema sollte unbedingt mit dem jeweiligen Datenschutzbeauftragten und / oder Rechtsbeistand abgeklärt werden.
Ansicht im eRecruiter
Im Rahmen der Anpassungen für die EU-DSGVO wird das Datum der Zustimmung / des Widerrufs zur Datenschutzinformation & Einwilligungserklärung der Bewerber in einem eigenen Feld gespeichert. Dieses Feld wird in der Bewerberübersicht angezeigt und kann in Bewerbersuchen als Kriterium verwendet werden. Bei jeder Änderung der Datenschutzinformation oder Einwilligungserklärung wird das Feld zurückgesetzt. Sie können im Bewerberprofil genau sehen, welcher Version der Bewerber zugestimmt hat. Es kann für die Einwilligungserklärung auch ein Gültigkeitszeitraum gespeichert werden. Die Einstellungen zu Datenschutzinformation & Einwiligungserklärung wird im eR wie folgt dargestellt:
- Der Bewerber hat die aktuellste Version der Datenschutzinformation gelesen und der aktuellsten Version der Einwilligungserklärung zugestimmt.
- Der Bewerber hat die aktuellste Version der Datenschutzinformation gelesen aber keiner Einwilligungserklärung zugestimmt (oder einer veralteten Einwilligungserklärung zugestimmt).
- Der Bewerber hat die Datenschutzinformation NICHT oder nur eine veraltete Version davon gelesen.
Im Profil des Bewerbers ist immer der jeweilige Status und welcher Version der Datenverarbeitungsinformation oder Einwilligungserklärung der Bewerbers war zu sehen. Ist diese nicht mehr aktuell, so kann die akzeptierte Vereinbarung angesehen werden. Auf diese kann unter Sonstige Informationen im Bewerberprofil zugegriffen werden.
Bewerber - Zustimmung bearbeiten
Die Einstellungen des Bewerbers zu Datenschutzrichtlinien & Einwilligungserklärung können im eR manuell angepasst werden z.B.: der Bewerber bekommt im Gespräch die Datenverarbeitungsinformation vorgelegt und unterschreibt diese. Voraussetzung dafür ist das Recht "Bewerber Richtlinien verwalten" - dieses kann beim Support angefragt werden.
In der Aktionsleiste unter dem Menüpunkt Mehr können unter Richtlinien verwalten Anpassungen zu Datenschutzrichtlinien & Einwilligungserklärung vorgenommen werden.
1 | Versionen der Datenschutzinformation, die mit einem grauen Button versehen sind, wurden vom Bewerber akzeptiert. |
2 | Durch Klick auf den roten bzw. grünen Button können die Bestimmungen widerrufen bzw. akzeptiert werden. |
3 | Über die Auswahl Neue Richtlinie hinzufügen können weitere Richtlinien ergänzt werden. |
Änderung der Texte zu Datenschutzinformation oder Einwilligungserklärung
Änderungen an den Texten zur Datenschutzinformation oder Einwilligungserklärung können selbstständig vorgenommen werden. Die Berechtigungen dazu müssen von einem weisungsbefugten User (zumeist Keyuser) bei unserem Support bekanntgeben werden.
1 | Die Richtlinen können in den Einstellungen über das Menü Mehr unter Richtlinien/Erklärungen angepasst werden. |
2 | Änderungen können für Layout/Tippfehlerkorrekturen über klick auf ändern vorgenommen werden. |
3 | Wird der Inhalt abgeändert, wird die Richtlinien durch klick auf Neue Version hinzufügen durch eine neue Version der Richtlinie ersetzt. |
Wird eine neue Version hinterlegt, hat dies Auswirkungen auf alle Bewerber in der Datenbank!
Wird eine neue Einwilligungserklärung hinterlegt, werden alle Bewerber, die dieser zugestimmt haben von „grün“ auf „gelb“ gelegt, da diese Version nun veraltet ist.
- Vor der Versionsänderung der Einwilligungserklärung:
- Nach der Versionsänderung der Einwilligungserklärung:
Alle Bewerber, die bereits die Datenschutzinformation gelesen haben, würden bei einer Versionsänderung dieser „rot“ aufscheinen:
- Vor der Versionsänderung der Datenschutzinformation (je nachdem ob die Einwilligungserklärung auch akzeptiert wurde):
- Nach der Versionsänderung der Datenschutzinformation:
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